Gestion du matériel en entreprise


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Le 25-08-2021

Plus le parc de matériel s'agrandit, plus il devient compliqué de gérer efficacement ces actifs.

Les petites & moyennes entreprises n'ayant pas les moyens de s'équiper de multiples logiciels et un parc de matériel complexes ont aussi le besoin de suivre à qui et dans quel état le matériel a été confié. Il est donc primordial de pouvoir trouver ces fonctionnalités dans des logiciels de gestion moins spécifique tel que des SI RH

Pour accroître leur productivité et se positionner sur plusieurs marchés à la fois, les entreprises achètent fréquemment du matériel. Plus le parc de matériel s'agrandit, plus il devient compliqué de gérer efficacement ces actifs. Pour éviter les oublis, les pertes et la détérioration précoce de matériel, il est impératif pour chaque société de mettre en place un bon système pour le suivi et l'administration de ces biens. Quelle est l'importance d'une bonne gestion de matériel et quels sont ses avantages ?

La nécessité d'une bonne gestion de matériel en entreprise

La gestion de matériel est un poste important pour toutes les entreprises qui possèdent un parc de matériel qui nécessite d'être entretenu. Cela, quels que soient le secteur d'activité et la taille de la société. On entend par matériel, tous les équipements et outils qu'une société met à la disposition de ses employés pour que ceux-ci puissent mener à bien leurs missions. Cependant, toutes les entreprises n'ont pas le même stock de matériel. Ce dernier dépend en effet des spécificités de chaque société. Pour les entreprises du secteur tertiaire ou de service, il peut s'agir de matériel de bureau (téléphone, PC portable, etc.) de matériel roulant (moto et voiture) ou de matériel de sécurité (badge).

Pour une entreprise du BTP, outre ceux qui sont généralement utilisés pour l'administration, le parc de matériel est composé d'équipements de protection (EPI), d'outillages ou de vêtements particuliers (lunettes, bottes, gilets, etc.). Ces différents équipements sont pour la plupart, des biens sensibles et coûteux. La gestion de matériel en entreprise a pour objectif de garantir la fiabilité, la conformité et la disponibilité des équipements utilisés dans cette société. Elle consiste à réaliser diverses activités comme l'exécution de la maintenance du parc matériel ainsi que sa planification.

Cependant, la gestion du matériel peut devenir un véritable casse-tête pour les personnes qui en ont la charge. Dans la plupart des petites et moyennes entreprises, il n'existe pas de preuve de remise d'un matériel. Tout comme il n'existe pas de document pouvant attester de l'état de l'équipement après sa restitution. Alors qu'une mauvaise utilisation ou la perte de matériel engendre des dépenses imprévues pour la société, puisque la durée d'amortissement du matériel n'est pas expirée. Pour pallier ce problème, il est donc important, pour les sociétés, de mettre en place un bon système pour la gestion efficiente du matériel.

Caractéristiques particulières d'un logiciel de gestion de matériel

Actuellement, les logiciels de gestion sont très plébiscités en France. Plus de 30% des entreprises ont fait le choix d'utiliser cet outil pour l'administration et la supervision de leur matériel. Cette solution permet aux employés en interne ou en externe d'avoir un accès en tout temps à toutes les informations relatives au matériel de l'entreprise. Il leur suffira de scanner l'étiquette du matériel ou d'insérer une requête depuis l'interface du logiciel.

Dans une entreprise de BTP par exemple, les responsables de maintenance du matériel peuvent, grâce au logiciel, établir l'historique d'utilisation d'un matériel. En cas de nécessité, l'outil donne des alertes de maintenance. Cela leur permettra donc de planifier efficacement les maintenances pour prévenir ou corriger une défaillance. Contrairement à un tableur Excel, l'outil de gestion du matériel offre de nombreuses fonctionnalités. Il permet entre autres :

  • l'embarquement des données structurées : l'état du matériel en cours de réparation, le reporting des interventions dont la réalisation a été faite ultérieurement, la disponibilité de certaines composantes (pièces détachées, etc.).
  • L'embarquement des données non structurées : manuels d'utilisation, schémas techniques, images et plans, etc.

Pour optimiser la gestion du matériel de son entreprise, il est donc important d'avoir une solution informatique de gestion des équipements dans son parc logiciel. Cependant, l'outil doit être flexible et doté d'une réelle capacité d'adaptation aux spécificités de votre société.

Logiciel de gestion du matériel en entreprise : quels sont les avantages ?

Les avantages de l'utilisation d'un logiciel pour la gestion d'un parc de matériel sont nombreux. Cependant, les plus importants sont le gain de temps, on note en effet une réduction du temps de gestion pour les RH et des économies d'argent à travers la diminution des pertes, oublis, vols et détérioration du matériel.

Le gain de temps

Au moment de faire les inventaires ou de faire la rotation du matériel, il peut être difficile pour la personne en charge de la gestion du parc matériel de l'entreprise de retrouver la trace des équipements. En réalité, ce matériel mis à la disposition des salariés transite de main en main. Finalement, on ignore qui est responsable de l'équipement et une grande partie du temps de travail des RH est utilisée pour rechercher le matériel.

L'utilisation d'un logiciel de gestion de matériel permet ainsi d'informatiser et d'automatiser toutes les opérations qui sont liées à la gestion des équipements. Toutes les informations relatives au mouvement des produits, leur localisation et leur disponibilité sont inscrites en temps réel. Grâce à ce programme, les RH passeront donc moins de temps à rechercher un matériel puisque l'emplacement exact de celui-ci est connu. Il offre par conséquent, un gain de temps considérable à vos collaborateurs qui peuvent alors se concentrer sur leur activité.

avantages logiciel gestion matériel entreprise

Le gain d'argent

Les pertes, vols, oublis et détérioration de matériel mis à la disposition des employés sont courants en entreprise. Ces situations lorsqu'elles surviennent, ont un impact considérable sur les finances de la société. D'importantes sommes d'argent peuvent en effet être perdues. À titre d'exemple, on estime que les pertes financières liées aux vols et disparitions de matériel dans le secteur du BTP représentent, par année, 1% du chiffre d'affaires du secteur (soit 1,5 milliard d'euros).

L'utilisation d'un logiciel de gestion de parc matériel est donc essentielle pour réduire ces fléaux et donc diminuer les pertes d'argent. L'outil aide à retrouver l'élément disparu ou volé grâce à la géolocalisation en temps réel. Le chef matériel a donc la possibilité de localiser facilement l'équipement de l'entreprise à tout moment et depuis n'importe quel endroit. De plus, grâce à cette capacité du logiciel à vous fournir un détail complet sur la disponibilité de chaque équipement, vous faites moins d'achats inutiles. Ce qui vous permet de faire d'importantes économies.

La mauvaise gestion de matériel d'une entreprise a un effet négatif sur la productivité et les finances de celle-ci. Pour une administration rigoureuse de votre parc matériel, il est donc conseillé d'utiliser un logiciel de gestion de matériel. L'intérêt de cet outil est qu'il permet d'optimiser la gestion de vos équipements et outils. Ce qui vous fait gagner du temps et vous fait économiser de l'argent.