Les trois niveaux de signature électronique

La signature électronique est légale en France, conformément aux articles 1366 et 1367 du Code Civil. Elle est protégée par plusieurs niveaux d'authentification, à adapter en fonction de la sensibilité des documents. La signature électronique est généralement incluse dans un logiciel ou une solution de gestion de documents dématérialisés.

Les trois niveaux de signature électronique

La signature électronique a aujourd'hui la même valeur que sa version manuscrite. Elle permet d'attester de l'authenticité d'un document et de l'identité du signataire. La réglementation eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) prévoit trois niveaux de signature électronique.

La signature électronique simple renseigne l'identité du signataire, et confirme l'intégrité du document au moyen d'un fichier justificatif produit avec la signature. La signature électronique avancée reprend les éléments de la signature électronique simple, tout en attestant de l'identité du signataire par un certificat digital préalablement fourni. Ce niveau de signature contient également un dossier de preuves pour confirmer l'authenticité de tous ces éléments.

Les niveaux de signatures simples et avancés sont les plus courants, aussi bien en interne qu'en externe. Ils sont principalement utilisés pour la signature de documents présentant un risque litigieux faible.

Le troisième niveau de signature est la signature électronique qualifiée. Elle implique a minima une vérification d'identité du signataire (par visio-conférence par exemple) et repose sur l'utilisation d'un système de signature de certification SSCD. Elle est privilégiée pour les documents critiques et/ou impliquant des sommes importantes.

signature électronique

Les avantages de la signature électronique

En plus de vous faire gagner du temps, la signature électronique et son logiciel vous permettent de gérer vos documents plus efficacement, autant au sein de l'entreprise qu'avec des tierces parties.

Valeur légale

La signature électronique a une valeur légale. Elle engage son signataire au même titre que la signature manuscrite et vaut pour preuve dans le cas d'un contrôle ou d'un litige.

Avec le développement de cet outil, les prestataires de signature électronique sont nombreux. Seul un interlocuteur de confiance pourra vous fournir une solution à valeur légale. L'agrément Tiers de confiance garantit la conformité eIDAS et la certification ANSSI (autorités européennes). Elles vous assurent que les conditions d'obligations légales d'archivage des documents à valeur de preuve et d'établissement du fichier probatoire sont bien remplies.

Signature sécurisée en quelques clics

Grâce à la signature électronique, il vous est désormais possible de signer vos documents légalement en un rien de temps. Il vous suffit d'être en ligne pour poser votre signature sur un document. Vous n'avez pas forcément besoin d'ordinateur, car cette solution supporte généralement un contrôle via un appareil mobile (smartphone, tablette, etc.).

Automatisation des procédures

La plateforme de contrôle supporte nécessairement l'hébergement et la gestion des documents. Ils sont alors consultables sur un portail et ce dernier permet également l'automatisation de certaines procédures. Il s'agit par exemple du suivi de l'état de signature, de l'envoi de documents à signer ou encore de leur archivage.

C'est surtout au niveau des RH que l'aspect pratique de la signature électronique se fait ressentir. Il n'y a plus (autant) de paperasse ni de dossiers physiques à constituer et à remplir au fur et à mesure. Si la sécurité des documents en ligne est assurée, vous pourriez même complètement vous passer du papier dans votre entreprise. Les contrats, avenants de contrats et autres documents nécessitant une signature sont tous centralisés à un même endroit et peuvent être traités en ligne par les signataires.

Impact environnemental amoindri

Comme toute autre solution de dématérialisation, la signature électronique et son logiciel permettent à votre entreprise de réduire son empreinte carbone. En ne dépendant plus autant du papier et en limitant les envois par la poste, vous contribuerez à un meilleur respect de l'environnement.

Et quand on voit la quantité de paperasse à signer qui circule au sein d'une entreprise, il y a de quoi avoir la tête qui tourne. Surtout quand on sait que tous ces documents pourtant importants finiront leur course dans un carton et ne reverront plus la lumière du jour avant leur archivage.

Signature électronique et RH

La signature électronique apporte une réelle optimisation des processus RH, tout en permettant à l'entreprise de se mettre en conformité par rapport à la réglementation.

Se conformer à la réglementation

Les documents à signer au sein d'une entreprise sont très nombreux. Chaque prise de décision, chaque modification apportée à un service ou à un contrat doit faire l'objet d'un document qu'il faudra nécessairement faire viser par toutes les parties impliquées. Il peut s'agir de papiers stratégiques, comme un avenant de contrat ou un contrat avec un nouveau prestataire.

D'autres « petits » papiers doivent aussi être visés, même s'ils ne revêtent pas la même importance. En quittant votre société, votre ancien collaborateur signe son solde de tout compte, mais il peut aussi avoir à signer un papier attestant de la remise ou de la restitution de matériel qui lui aura été confié. S'il a été rendu, mais qu'il est défectueux, vous ne pourrez pas engager sa responsabilité s'il n'a pas formalisé le retour des affaires en signant un document. Cette situation peut vite virer au cauchemar pour les ressources humaines, car la responsabilité se retournerait alors sur l'entreprise.

Signature électronique

Signature de documents RH

La signature électronique facilite ce processus RH : grâce à la plateforme, il lui suffit de valider le contrat en utilisant sa signature électronique. Un contrat envoyé par courrier demande d'être renvoyé après signature, ce qui implique une perte de temps et de ressources. Même si le contrat signé peut être scanné ou faxé, tout le monde ne possède pas forcément ce type d'équipement chez soi. En dématérialisant la signature, le processus est simplifié.

Augmentation de la productivité du service RH et du processus d'onboarding

Une grande partie des tâches liées aux ressources humaines sont de nature administrative. Les documents doivent être classés, leur état doit être suivi et il faut également les faire parvenir à leurs destinataires respectifs. En utilisant un logiciel de signature électronique, vous dématérialisez la signature et vous gérez ensuite tous les documents depuis une plateforme dédiée.

Il n'y a alors plus besoin d'éplucher des dossiers physiques et virtuels pour vérifier si un document a bien été signé, envoyé et retourné. En libérant vos équipes de ces tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, vous leur permettez de se concentrer sur leur cœur d'activité. Elles peuvent alors consacrer leur temps à la recherche de nouveaux talents ou à la formation de vos collaborateurs.

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