OnBoarding digital: comment faciliter l'intégration de vos collaborateurs

Onboarding digital

L’importance de l’onboarding dans une entreprise

L’onboarding digital est un processus qui offre plusieurs atouts contribuant au développement de toute entreprise.

Réduire le stress

Le premier avantage de l’onboarding digital est qu’il permet de réduire le stress des nouveaux arrivants. Il faut dire que la période d’essai est souvent très pénible, car c’est le moment pour eux de prouver qu’ils sont à la hauteur de leurs missions. Une bonne intégration pourra les rendre moins angoissés. Ils pourront en effet bénéficier du nécessaire pour mener à bien ces missions.

Créer des liens

L’onboarding permet d’encourager la communication au sein de l’entreprise surtout pour les nouveaux venus qui peuvent souvent se montrer réservés. Par conséquent, ceux-ci pourront facilement tisser des liens avec les autres employés.

Favoriser la rétention au travail

Des études ont démontré qu’en France, un employé sur cinq quitte son entreprise après quelques mois et 4 % des travailleurs abandonnent leur travail le premier jour de travail à cause d’une mauvaise intégration. Face à cela, l’onboarding constitue une excellente solution pour optimiser la relation salarié-employeur et créer ainsi un engagement sur le long terme.

Comment réussir l’intégration de vos collaborateurs avec l’onboarding digital ?

Étant donné qu’on parle désormais d’onboarding digital, il est nécessaire de savoir comment l’utiliser pour faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Commencer l’intégration avant l’arrivée des nouveaux venus

Pour faciliter l’intégration des nouveaux en entreprise avec la technique de l’onboarding digital, vous devez anticiper. Il s’agira en effet de leur montrer de l’importance et de l’attention avant leur premier jour de travail.

En ce sens, l’une des meilleures solutions est la mise en place d’une application mobile Learning accessible à tous les travailleurs de l’entreprise. Envoyez au futur collaborateur toutes les informations par mail afin qu’il puisse s’y connecter facilement. Grâce à cela, celui-ci pourra se munir des informations essentielles avant son premier jour de travail.

Prévenir les autres collaborateurs

Dans le cadre de l’onboarding digital, il faut impliquer tous les autres collaborateurs de l’entreprise. Pour commencer, vous devez informer tout le monde de l’arrivée d’une nouvelle recrue. Il faut surtout que le département qui doit l’accueillir soit bien mis au courant.

Ensuite, vous devez encourager les différents employés à faciliter la socialisation du nouveau venu dans l’entreprise. Mais aussi, ils ne doivent pas hésiter à lui venir en aide et à lui apporter de nouvelles connaissances. Ils pourront par exemple partager avec des vidéos, des livres blancs, etc.

Désigner un parrain

Qu’il s’agisse d’un ou de plusieurs nouveaux arrivants, il est conseillé de penser au programme de parrainage afin de faciliter l’intégration. De ce fait, vous allez désigner des employés expérimentés et de confiance qui seront les tuteurs et qui fourniront des conseils tout en assurant un accompagnement optimal.

Préparer le kit d’onboarding

Encore appelé kit d’intégration, le kit d’onboarding fait partie des incontournables pour faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise. Ce kit se présentera sous la forme d’un pack qui comprendra l’essentiel pour un débutant :

  • un livret d’accueil avec l’histoire, les valeurs, et les informations de la société,
  • un trombinoscope,
  • un dictionnaire des expressions utilisées au sein de l’entreprise,
  • un guide sur les outils digitaux utilisés,
  • des goodies.

Vous pouvez également mentionner dans le kit les différents équipements qui seront mis à la disposition du nouveau venu.

Bien équiper les nouveaux arrivants

Pour réussir l’onboarding d’un nouveau collaborateur, il faut mettre à sa disposition tous les matériels et équipements nécessaires. Cela lui permettra de travailler de manière autonome et dans les meilleures conditions.

Parmi les outils indispensables à cette ère du digital, il y a l’ordinateur portable, les identifiants et mots de passe, les logiciels de l’entreprise, l’accès VPN, etc. Aussi, mettez le débutant en rapport avec le service d’assistance technique de l’entreprise. Il pourra ainsi directement s’adresser à ce dernier en cas de souci informatique.

Utiliser les « digital natives »

L’utilisation des « digital natives » facilitera également l’intégration des nouveaux employés en entreprise. Étant donné que le monde d’aujourd’hui est marqué par les nouvelles technologies de l’information et de la communication, il est capital de recourir aux dispositifs digitaux afin de les motiver.

De plus, notez qu’un nouveau salarié peut rapidement abandonner son poste lorsqu’il ne se sent pas à l’aise ou lorsque l’ambiance est morose.

Pour éviter ces désagréments, donnez-lui l’accès à une plateforme en toute autonomie. Vous lui donnerez par la même occasion la liberté de suivre des formations, de gérer ses tâches, d’échanger avec les collègues et de mieux découvrir l’entreprise. Donnez-lui l’opportunité de vous étonner tout simplement !

Se servir d’une plateforme SAAS onboarding comme Humatch

Il existe une large variété d’outils SAAS onboarding digital que les entreprises peuvent utiliser.

Le recours à un outil SAAS assure l’automatisation de plusieurs tâches relatives à l’arrivée du nouvel employé. En effet, cela vous permet de récupérer en ligne la numérisation des pièces justificatives de ce dernier (carte d’identité, RIB, attestation de sécurité sociale, etc.). Ce qui vous assure un réel gain de temps.

L’outil facilite aussi la communication avec les équipes IT ainsi que le suivi de la progression des opérations. De même, il sera possible de collaborer avec le manager, d’établir un plan d’intégration et d’effectuer sa mise en ligne.

Par ailleurs, les outils SAAS vous permettent aussi de présenter l’entreprise, son fonctionnement ainsi que les différentes équipes à la nouvelle recrue. Ce sera ainsi l’occasion pour celui-ci de découvrir l’entreprise et son mode d’organisation. L’employé pourra alors se connecter, s’informer et se former.

Miser sur les outils digitaux de collaboration

Faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs avec l’onboarding digital, c’est également lui ouvrir toutes les portes de collaboration de l’entreprise. Il doit dès lors connaître les différents outils digitaux qui sont utilisés pour la communication, la collaboration et le transfert d’informations au sein de l’entreprise.

Slack

Slack est une plateforme de communication collaborative qui donne la possibilité aux participants de discuter, d’échanger et de partager différentes informations. Vous pouvez également y créer divers groupes en fonction des projets ou des départements de l’entreprise.

En ce sens, il peut être très intéressant de créer un groupe Slack pour les nouveaux venus. De ce fait, chacun pourra échanger, partager ses besoins et obtenir des réponses à ses problèmes. Par ailleurs, il est important d’ajouter dans le groupe quelques cadres expérimentés de l’entreprise afin qu’ils puissent servir d’encadreurs.

Dropbox

Dropbox est un outil de stockage, de partage et de collaboration autour de projets communs. Que ce soit à distance ou au bureau, les utilisateurs pourront assurer une meilleure organisation de leur disponibilité, mais aussi des mises à jour. Il se présente donc comme un outil intéressant où vous pourrez partager des fichiers avec les nouveaux arrivants.

Les outils Google

Enfin, pensez à utiliser les outils Google dans votre stratégie d’onboarding digital. Il s’agit notamment de Google Drive, Google Contacts, Google agendas, Google meet, etc.

Vous le savez désormais, l’onBoarding digital reste une véritable solution pour assurer une meilleure intégration des nouveaux collaborateurs dans votre entreprise. Mais pour y arriver, la prise en compte de ces différents conseils se révèle nécessaire.

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